申請制vs給予制

六年前有幸擔任某校電算中心主任，我一上任就推行email「給予制」，且必須終身可以使，主要是效仿我恩師李主任的佳作。從他美式的開放作風，我學了非常多治理學校的方針。當時在他的大力推動下，全台北醫學大學（當時為台北醫學院）的學生幾乎都使用學校email為其最主要的通訊email，也因此帶來許多治理的方便及好處。然而我一指示這個議案後就和中心內部的各組員起了很大之衝突，系統組任為許多國立大學都在執行「申請制」的email制度，為何我校要改為給予制，似乎不想執行；另網路組更威脅我說永久保留 email是違法行為，教育部電算中心會不贊同。

所謂申請制就是當新生到校後必須透過一定的手續，來完成申請email帳號的手續，甚至有些學校必須親自到電算中心辦理。所謂給予制是當新生確認報到後，就把他們基本資料倒入，並建立好預設之email帳號（通常是學號）及密碼（先以亂數參生，但可以修改）。學生只要到故定入口，輸入其學號、出生年月日和身份證（通常部分號碼），就可以看到其email帳號及密碼，並可以進行修改。先者為“老大式”管理的方式，而後者是以“服務顧客為尊”的方式。後者的作法讓同學可以很方便一到校就即刻可以用email，有受善待之感覺。在台北醫學大學更針對新生作email使用促銷活動，讓所有新生愛上這個帳號。其實說穿了前者已執行多時，現要有所改革會增加其工作量，尤其一開始，都已輕鬆習慣。突然有新業務當然抗拒。許多國立大學從去年才剛時漸漸採用給予制，主要也就是“老大思想”和“多作不如少作”的心態。然而Student Relationship Management（學生關係管理）的概念逐漸成熟，這些老大式的管理面臨考驗，才開始作改制。

其實同學是不是用學校之email看似沒什麼大不了（在許多老校長和大主任的心理），其實當深入分析後，就可知到其差異有多大。從行銷及經營管理角度而言，要把產品送到客戶手中，最重要的是通路（channel）。對大學而言email便是輸出理念、宣傳、訊息、和向心力給同學最重要的通路。在這快速形的社會，數位行銷已成為熱門行銷手法，沒有學生會每天無聊到各處室的網站去瀏覽了解消息，整合所有訊息，透過email轉送給同學是世界「百大」的無不朝這目標邁進。透過學校email作為學校和學生溝通的橋樑；通過學校email進行向心力充電；利用學校email各校友募款及消息之互動；更透過學校email進行學校形象行銷。國內有不少學校有著成功之案例，但仍有許多國立或大型的大學忽略了學校email之功能。

另外國外知名大學，其email帳號就是該學生進入學校portal的帳號，台北醫學大學也採用了這種模式，讓校友可以終身使用學校的資源，並實現「一日北醫人終身北醫人」的目標，以致北醫教務猛進，校友向心力強，尤其在呼籲捐款時可以明顯的表現出他們教務的成功效果。去年非常驚訝的知道國內某知名之國立大學的學校email仍採申請制，且必須親自到電算中心辦理，今年終於看其改為給予制。可是它離開「學生關係管理」（Student Relationship Management）的目標還很遠。只要在各教務的運作上使用「老大式」的模式，不考量給予制而處處延用申請制，該校之教務發展和向心力肯定受到許多限制。