申請制vs給予制

六年前有幸擔任某校電算中心主任,我一上任就推行email「給予制」,且必須終身可以使,主要是效仿我恩師李主任的佳作。從他美式的開放作風,我學了非常多治理學校的方針。當時在他的大力推動下,全台北醫學大學(當時為台北醫學院)的學生幾乎都使用學校email為其最主要的通訊email,也因此帶來許多治理的方便及好處。然而我一指示這個議案後就和中心內部的各組員起了很大之衝突,系統組任為許多國立大學都在執行「申請制」的email制度,為何我校要改為給予制,似乎不想執行;另網路組更威脅我說永久保留 email是違法行為,教育部電算中心會不贊同。

所謂申請制就是當新生到校後必須透過一定的手續,來完成申請email帳號的手續,甚至有些學校必須親自到電算中心辦理。所謂給予制是當新生確認報到後,就把他們基本資料倒入,並建立好預設之email帳號(通常是學號)及密碼(先以亂數參生,但可以修改)。學生只要到故定入口,輸入其學號、出生年月日和身份證(通常部分號碼),就可以看到其email帳號及密碼,並可以進行修改。先者為“老大式”管理的方式,而後者是以“服務顧客為尊”的方式。後者的作法讓同學可以很方便一到校就即刻可以用email,有受善待之感覺。在台北醫學大學更針對新生作email使用促銷活動,讓所有新生愛上這個帳號。其實說穿了前者已執行多時,現要有所改革會增加其工作量,尤其一開始,都已輕鬆習慣。突然有新業務當然抗拒。許多國立大學從去年才剛時漸漸採用給予制,主要也就是“老大思想”和“多作不如少作”的心態。然而Student Relationship Management(學生關係管理)的概念逐漸成熟,這些老大式的管理面臨考驗,才開始作改制。

其實同學是不是用學校之email看似沒什麼大不了(在許多老校長和大主任的心理),其實當深入分析後,就可知到其差異有多大。從行銷及經營管理角度而言,要把產品送到客戶手中,最重要的是通路(channel)。對大學而言email便是輸出理念、宣傳、訊息、和向心力給同學最重要的通路。在這快速形的社會,數位行銷已成為熱門行銷手法,沒有學生會每天無聊到各處室的網站去瀏覽了解消息,整合所有訊息,透過email轉送給同學是世界「百大」的無不朝這目標邁進。透過學校email作為學校和學生溝通的橋樑;通過學校email進行向心力充電;利用學校email各校友募款及消息之互動;更透過學校email進行學校形象行銷。國內有不少學校有著成功之案例,但仍有許多國立或大型的大學忽略了學校email之功能。

另外國外知名大學,其email帳號就是該學生進入學校portal的帳號,台北醫學大學也採用了這種模式,讓校友可以終身使用學校的資源,並實現「一日北醫人終身北醫人」的目標,以致北醫教務猛進,校友向心力強,尤其在呼籲捐款時可以明顯的表現出他們教務的成功效果。去年非常驚訝的知道國內某知名之國立大學的學校email仍採申請制,且必須親自到電算中心辦理,今年終於看其改為給予制。可是它離開「學生關係管理」(Student Relationship Management)的目標還很遠。只要在各教務的運作上使用「老大式」的模式,不考量給予制而處處延用申請制,該校之教務發展和向心力肯定受到許多限制。

留言

96449021許景棠表示…
我倒認為申請制是比較符合經濟效益的作法,原因如下:

1.校內郵件帳戶配給如同共產主義般,以學生全體性為主發點,但卻忽略了評估及統計真正會使用校內系統人數,象徵性的給予但無行中浪費了許多硬體及網路資源。

2.以亞大為例,校內郵件系統充斥垃圾信件(郵件地址未外流),可見帳號安全管理出現漏洞。以系統面來講,提供的大多為陽春型的功能,與g-mail或其他入口網站信箱相比,應用範圍較小(線上開啟word、excel檔)


敝人認為採用申請制,有需求者提出申請,但無須審核以及將整個過程簡化並網路化才是符合經濟效益的作法。

個人拙見,歡迎批評指教!

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